Pemeriksaan Manajemen Fungsi Personalia

Muh. Fachruddin 

Universitas Muslim Indonesia

Akuntansi / Fakultas Ekonomi

02320100316

PENGERTIAN MANAJEMEN FUNGSI PERSONALIA

Pengertian manajemen personalia

Manajemen personalia merupakan fungsi bagian dari manajemen yang berkaitan dengan manusia khususnya bagaimana menjalin kerjasama ,mengembangkan dan menumbuhkanberbagai kebijaksanaan dalam mempengaruhi orang-orang yang membentuk organisasi maupun dalam membantu para pemimpin sebagai manajer untuk mengelolah sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan .

Menurut FLIPPO manajemen personalia adalahperencanaan ,pengorganisasian ,pengarahan dan pengawasan dari pengadahan ,pengembangan ,pemberian balas jasa ,pengintegrasian ,pengarahan ,dan pemutusan hubungan kerja karyawan dengan maksud untuk mencapai tujuan individu karyawan ,perusahaan ,organisasi dan masyarakat .

Manajemen personalia adalah : "Suatu ilmu seni untuk melaksanakan antara lain planning, controlling, sehingga efektivitas dan efesiensi personalia dapat di tingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan.

Perkembangan managemen personalia

1. Managemen sebagai kegiatan
2. Ilmu

Unsur-unsur Manajemen

1. Manusia
2. Uang
3. Mesin
4. Metode
5. Material
6. Market

Menurut Drs. Suwarsono ME :Pentingnya pengadaan tenaga kerja mengandung implikasi pokok sbb :

a.       Memerlukan informasi secara reguler

b.      Menganalisa permintaan dan penawaran tenaga kerja masa dini dan masa yang akan datang serta mencari keseimbangan yang timbul

c.       Menggunakan hasil analisa untuk menyususn kebijakan di bidang ketenaga kerjaan

d.      Menyangjut pengembangan dan pemanfaatan SDM tingkat nasional, sektoral, wilayah dan menurut jenis jabatan

e.      Melakukan monotoring terus-menerus terhadap kebijakan yang di lakukan

f.        Mengintegrasikan pengadaan tenaga kerja terhadap kebijakan pembangunan.

Adapun fungsi pengadaan tenaga kerja terutama adalah :Membantu pimpinan untuk memberi inpormasi yang lengkap baik saran nasihat-nasihat yang berkaitan dengan bidang ketenaga kerjaan.

Hal-hal yang di bahas di dalam ketenaga kerja:

1. langkah-langkah perencanaan
2. peramalan dan audit SDM
3. analisis jabatan
4. reguitment (penarikan)

langkah-langkah perencanaan

1. perencanaan kebutuhan untuk waktu yang akan datang.
2. perencanaan keseimbangan untuk waktu yang akan datang .
3. perencanaan untuk mengrekkrut, menyeleksi dan memberhentikan
4. perencanaan untuk pengembangan

langkah dan audit SDM

Peramalan berusaha mengetahui kebutuhan tenaga kerja, organisasi yang menyangkut tenaga kerja dan syart-syart perorangan. Analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu sebaik-baiknya.

Analisis pemegang jabatan (worker analisis) adalah :Suatu istilah dengan analisis jabatan.

Analisis pemegang jabatan

1. Menitik beratkan studi jabatan dalam hubungannya dengan pemegang jabatan.
2. Menitik beratkan pada syarat-syarat 0pegawaqi dengan menggunakan ujian badaniah, wawancara dan sebagainya.

Analisis pemegang jabatan merupakan suatu teknik yang di gunakan sebagai dasar penempatan.

Laporan analisis jabatan adalah : Suatu iktisitar informasi yang di peroleh dalam proses analisis jabatan. Pada umumnya laporan analisis jabatan itu mencatat jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang tercantum dalam daftar pertanyaan jabatan. Analisis jabatan menghasilkan gambaran jabatan (Job Discription) dan persyaratan jabatan (Job Spesification).

Gambaran Jabatan : Suatu informasi yang abstrak yang di peroleh dari laporan analisis jabatan.

Job unit discription menggambarkan

1. Apa yang di lakukan
2. Tanggung jawab
3. Kecakapan atau pelatihan dan pendidikan yang di perlukan

Kondisi di bawah mana jabatan itu di lakukan

4. Jenis atau kualitas orang yang di perlukan untuk jabatan tersebut.

Spesifikasi jabatan atau Job spesification atau di sebutkan dengan persyaratan atau job reguitment adalah suatu keterangan tentang syarat-syarat minimum yang di perlukan untuk menghasilkan suatu jabatan dengan baik .

Penilaian jabatan atau job evalution adalah : Proses penetuan nilai suatu jabatan di bandingkan dengan jabatan-jabatan lain secara sistematis dan teratur.

Manfaat analisis jabatan :

1. Sebagai dasar untuk menentukan jumlah pegawai
2. Sebagai dasar untuk mengadakan latihan
3. Sebagai dasar melaksanakan promosi
4. Sebagai dasar mengadakan mutasi
5. Sebagai dasar melaksanakan kompensasi
6. Sebagai dasar menetapkan peralatan

fungsi manajemen personalia adalah:

a.       Pengadaan tenaga kerja. Fungsi operasional pertama dari manajmene personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang diperlukan dan perekrutannya, seleksi dan penempatan.

b.      Pengembangan tenaga kerja. Setelah personalia diperoleh, mereka harus dikembangkan sampai pada tingkat tertentu. Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yan perlu untuk prestasi kerja yang tepat.

c.       Kompensasi (imbalan) tenaga kerja. Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai yang layak kepada personlia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi. Struktur kompensasi meliputi, gaji pokok, tunjangan keuarga, tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan kehadiran dan tunjangan jabatan.

d.      Integrasi (penyatuan) tenaga kerja. Setelah karyawan diperoleh, dikembangkan, dan diberi kompensasi secara layak, maka selanjutnya adalah intregasi. Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu kecocokan yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan, masyarakat, dan organisasi.

e.      Pemeliharaan tenaga kerja. Jika kita telah melaksanakan fungsi-fungsi di atas dengan baik, maka yang tidak kalah pentingna adalah pemeliharaan pegawai. Pemeliharaan merupakan usaha untuk meningkatkan kemauan dan kemampuan untuk bekerja para pegawai.

f.        Pemutusan hubungan kerja. Fungsi terakhir dari manajemen personalia adalah pemutusan hubungan kerja dan mengembalikan para pekerja kepada masyarakat. Sebagian besar karyawan tidak meninggal dunia pada masa kerjanya. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yan dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

Fungsi personalia di atas dilaksanakan dan dikerjakan oleh manajer atau pimimpin. Manajer memperoleh hasil dari bawahannya, dan agar bawahannya dapat berprestasi besar dan cakap bekerja, maka para pemimpin harus memberi perhatian kepada hal-hal yang berhubungan dengan fungsi personalia.

Prinsip Adalah suatu pernyataan atau suatu kebenaran pokok yang memberikan petunjuk kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil. Prinsip merupakan dasar atau landasan untuk bertindak, akan tetapi juga bukan sesuatu yang mutlak.

Prinsip utama dari manajemen ialah efisiensi (daya guna) dan efektifitas (hasil guna) dalam mencapai hasil atau tujuan yang direncanakan. Untuk mencapai hasil yang efektif dan evisien maka dalam prosaes manajemen mengenal beberapa prinsip. Dalam hal ini Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen yaitu sebagi berikut;

1. Devision of Work (Pembagian kerja sesuai spesialisasinya)
2. Authority and Responsibility (Menjalankan tugas dan wewenang sesuai dengan pembagian masing-masing).
3. Discipline
4. Unity of Command (Kesatuan perintah)
5. Unity of Direction (kesatuan arah/tujuan)
6. Subordination of Individual to General Interest (lebih mengutamakan kepentingan organisasi dari pada kepentingan pribadi ).
7. Ramuneration (pemberian imbalan/kompensasi sesuai dengan hak).
8. Centralization (kekuasaan tertinggi di tangan manajer).
9. Scalar Chain atau hierarchy (hubungan tingkat kekuasaan, mulai dari paling atas sampai paling bawah).
10. Order (menempatkan setiap individu sesuai dengan posisinya).
11. Equity (bertindak adil dan seimbang terhadap segala sesuatu).
12. Stability of tenure (stabilitas jabatan atau pekerjaan. Setiap orang punya pertimbangan sendiri demi kesuksesan pekerjaannya).
13. Initiative (bawahan diberi kebebasan berinisiatif tentang pekerjaannya).
14. Esprit de Corps (munculkan rasa kebanggaan terhadap korp/organisasi).

Dari beberapa prinsip tersebut diatas bukanlah sesuatu yang mutlak untuk dilakukanss, bahkan Kast dan Rosenzweigh setuju dengan pendapatnya Fayol bahwa prinsip-prinsip tersebut adalah fleksibel dan dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan.

SYARAT UNTUK PROSEDUR RECRUITMENT

Requitment (pengadaan karyawan)

Menurut Hardi Handoko Requitment adalah : Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.

Menurut Musanif Requitment adalah : Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat untuk job dicription dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka.

Saluran-saluran pegawai

1. Work in writing.
2. Employed rerfens (rekomendasi dari pegawai).
3. Iklan
4. Melalui jawatan pemerintah.
5. Agensi (agen).
6. Lembaga pendidikan.
7. Perusahaan peneliti profesi.
8. Melalui perhimpunan profesi
9. Organisasi indonesia (labour organisasi)
10. Lising temporer
11. Melalui organisasi militer.
12. Program-program latihan yang di biayai pemerintah.
13. Open house.
14. Nepotisent (nepotisme).

Hambatan-hambatan penarikan pegawai

1. Hambatan kebijakan kompensasi.
2. Kebijakan status.
3. Rencana SDM.
4. Kebijaksanaan promosi dandar dalam (dari jenjang kejenjang).
5. Kondisi pasar tenaga kerja.
6. Kondisi lingkungan eksteren akibat pengganguran tinggi perekonomian yang lemah dan tenaga terampil yang langka.
7. Persyaratan jabatan.
8. kondisi lingkungan.
9. Persyaratan kerja.

Seleksi berasal dari select (memilih)

Seleksi adalah Suatu proses untuk menentukan orang yang di ramalkan akan berhasil pemangku jabatan itu nanti.

Menurut komaruddin Seleksi adalah Pemilihan terhadap orang-orang, suatu proses untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan seseorang untuk melaksanakan pekerjaanya. Sedangkan tujuan Seleksi menurut Manullang adalah Memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat dan mempunyai kwalifikasi sebagaimana tercantum di dalam Job Description.

Secara umum ada 3 tujuan seleksi:

1. Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.
2. Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.
3. Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.

Proses seleksi

Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.

Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian. Bahwa kunci sukses organisasi.

Metode seleksi

Menurut Manullang merupakan dasar penyeleksian yaitu:

1. Keahlian. Mencakup 3 aspek Tehnikal skill, human skill, dan konseptual skill.
2. pengalaman kerja.
3. Umur.
4. Jenis kelamin.
5. Keadaan fisik.
6. Perfonmance (penampilan)
7. Bakat.
8. Temperamen.
9. Karakter.

Untuk eksternal

1. penerimaan pendahuluan.
2. Test-test penerimaan.
3. Wwancara seleksi.
4. Pemeriksaan referensi.
5. Evaluasi medis (test kesehatan).
6. Wawancara kepada atasan langsung.
7. Keputusan.

Psikologi test di lakukan yaitu di lakukian berbagai peralatan test yang mengatur menguji keberanian temperamen kecerdasan, ketrampilan dan prestasi.

Bentuk-bentuk test ini mencakup

1. intelegensi test.
2. Pesonality test.
3. Aptuted test (bakat).
4. Interes test.
5. Achiment test.
6. Knowledged test.
7. Fermonce test.

Latihan dan pengembangan personil

Dalam menghadapi proses seleksi, manajer menghadapi 3 tantangan yaitu :

1. Tantangan supply (masukan) semakin banyak pelamar yang memenuhi syarat, semakin mudah melakukan seleksi dan sebaiknya.
2. Tantangan etis. Dalam proses penerimaan seleksi, pegawai sering mendapatkan tekanan (syarat-syarat refensi).

Prinsip-prinsip ini antara lain :

• Prinsip partisipasi
• Prinsip relevansi
• Pinsip pengulangan
• Prinsip pemindahaan serta kemungkinan umpan balik mengenai kemajuan paa peserta latihan . semakin terpenuhi prinsip-prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Disamping itu perencanaa program juga perlu menyadari perbedaan individual kerena pada hakekatnya pegawai mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu sama lain.

Teknik latihan dan Pengembangan

Ada dua teknik yaitu :

1. Metode praktis atau on the job training
2. Teknik-teknik persentase informasi dan metode-metode simulasi (off the job)

Penilaian prestas kerja adalah Proses melalui dimana organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.

Manfaat penilaian prestasi kerja menurut Tani Handoko.

1. Perbaikan prestasi kerja
2. Untuk Penyesuain Kompensasi
3. Untuk keputusan-keputusan penempatan dan promosi
4. Latihan pengembangan
5. Untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan proses konplik
6. Pengembangan karier
7. Informasi mengenai prestasi kerja karyawan
8. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan desain pekerjaan
9. Untuk mendapatkan kesempatan kerja adil
10. Untuk menghindari tantangan-tantangan ekstenal.

Yang menilai adalah :

1. Atasan langsung.
2. Group line
3. Panitia
4. Gabungan dari staf dan kepegawaianBawahan / teman sejajar.

Tujuan penilaian adalah :

1. Mengidenfikasikan karyawan yang membutuhkan kadernisasi.
2. Untuk menetapkan kenaikan gaji/upah karyawan.
3. Untuk memungkinkan pemindahan karyawan dan penugasan baru.
4. Menetapkan kebijakan baru dalam rangka reorganisasi.
5. Mengidenfikasikan karyawan kejabatan yang lebih tinggi.

Berbagai bias / penyimpangan penilaian.

1. Hello effect yaitu terlalu dominannya pendapat pribadi
2. Penilaian cenderung terpusat di center.
3. Prasangka-prasangka pribadi.
4. Resensi effect/penilaian berdasarkan kesan yang terakhir.

Metode-metode penilaian :

• Metode beriontasi kepada masa lalu.
• Memakai retting skill/skala penilaian baik,sedang kurang baik
• Memakai cek lis.
• Metode peninjauan lapangan
• Memakai pristiwa kritis/yang terjelek /terbaik.
• Metode peninjauan lapangan.
• Metode test prestasi kerja.
• Metode beriorientasi pada masa depan.

§  Metode penilaian diri.

§  Metode fsikologis.

§  Pendekatan melalui MBO.

§  Pusat penilaian terhadap karyawan.

PROGARAM MANAGEMENT AUDIT

AUDIT SUMBERDAYA MANUSIA

Departemen personalia tidak dapat mengasumsikan bahwa segala sesuatu telah mereka lakukan dengan benar. Dalam kenyataannya, manajemen sumberdaya akan menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijaksanaa-kebijaksanaan yang tidak tepat atau ketinggalan jaman. Melalui pemeriksaan kegiatan-kegiatannya, depertemen personalia dapat lebih dini mengemukan masalah-masalah sebelum hal itu menjadi serius. Bila evaluasi ini dilakukan secara benar, departemen personalia akan terhindar dari masalah-masalah yang lebih besar dan gawat.

Audit personalia mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi. Audit tersebut mungkin mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan. Hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi personalia bagi para manajer personalia  dan departemen personalia. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas sumberdaya manusia. Secara singkat, audit personalia adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiata personalia dalam suatu departemen, devisi atau perusahaan. Berbagai kegunaan audit ini dapat dirinci sebagai berikut :

1.         Mengidentifikasikan sumbangan-sumbangan departemen personalia kepada organisasi.

2.         Meningkatan kesan profesionalisme terhadap departemen personalia.

3.        Mendorong tanggung-jawab dan profesionalisme lebih besar di antara karyawan departemen.

4.         Menstimulasi keseragaman kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktek-praktek personalia.

5.         Memperjelas tugas-tugas dan tanggung-jawab departemen personalia.

6.         Mengemukakan masalah-masalah personalia kritis.

7.         Mengemukan masalah-masalah sumberdaya manusia melalui prosedur-prosedur  personalia yang lebih efiktif.

8.         Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan aturan-aturan legal.

9.        Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan-perubahan yang diperlukan dalam departemen personalia.

10.     Memberikan tinjauan terhadap sistem informasi departemen.

RUANG LINGKUP AUDIT PERSONALIA

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud untuk:

1.         Menilai efektivitas

2.         Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

3.         Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam

4.         Menunjukkan kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-perbaikan tersebut.

Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi-fungsi personalia, penggunaan prosedur-prosedur sumber daya oleh para manajer dan dampak kegiatan-kegiatan tersebut pada sasaran-sasaran dan kepuasan karyawan.

Audit Fungsi Personalia

Audit secara logis dimulai dengan mereview kerja departemen sumberdaya. Untuk memeriksa hanya beberapa aspek system manajemen personalia, auditor bisa mengabaikan topik-topik lain. Tim audit hendaknya :

1.      Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan

2.      Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan

3.     Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut

4.      Menentukan besarnya sample catatan-catatan dalam system informasi personalia untuk

mempelajari apakah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara besar

5.      Menyiapkan laporan audit

6.      Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam sasaran,    

kebijaksanaan dan prosedur.

7.      Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit telah

dipecahkan.

Sistem Informasi Manajemen Personalia

Informasi analisis jabatan                       Rencana-rencana sumberdaya manisia    ○ Standar-standar pekerjaan                    ○ Estimasi splay an kebutuhan    ○ Deskripsi jabatan                                  ○ Persediaan ketrampilan    ○ Spesifikasi jabatan                                ○ Bagan penempatan                                      Administrasi kompensasi                                         ○ Tingkat upah atau gaji                                         ○ Paket kompensasi tambahan                                         ○ Pelayanan-pelayanan kepada karyawan

Penyusunan Personalia Dan Pengembangan

Penarikan                                                  Seleksi      ○ Sumber-sumber lamaran                   ○ Rasio seleksi    ○ Jumlah pelamar                                 ○ Prosedur-prosedur seleksi    ○ Lamaran-lamaran pekerjaan              ○ Kesempatan acara seleksi “fair” Latihan dan orientasi                               Pengembangan karier    ○ Program orientasi                                 ○ Promosi, demosi dan transfer    ○ Sasaran dan prosedur latihan                ○ Program perencanaan karier    ○ Teknik metode                                      ○ Usaha pengembangan sumberdaya                                                                         manusia

Pengawasan Dan Evaluasi organisasi

Penilaian prestasi kerja                                    Hubungan serikat karyawan manajemen    ○ Standard an ukuran                                       ○ Pelaksanaan peraturan hubungan    ○ Teknik-teknik penilaian                                   perburuhan    ○ Wawancara evaluasi                                     ○ Hak-hak manajemen                                                                             ○ Masalah-masalah penyelesaian                                                                                perselisihan Pengawasan sumberdaya manusia                   Audit personalia               ○ Prosedur disiplin                                            ○ Fungsi personalia    ○ Komunikasi karyawan                                   ○ Manajer operasi    ○ Prosedur perubahan dan pengembangan       ○ Umpan balik karyawan untuk                                                                                    departemen personalia

Audit Pelaksanaan Manajerial

Audit juga mereview pelaksanaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia oleh para manajer. Bila para manajer mengabaikan kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia atau pelanggaran hokum hubungan perburuhan, audit hendaknya mengemukakan kesalahan-kesalahan tersebut agar tindakan koreksi dapat dimulai.

Audit Kepuasan Karyawan

Departemen personalia yang efektif memenuhi baik kebutuhan-kebutuhan organisasi maupun karyawan. Bila kebutuhan-kebutuhan karyawan tidak terpuaskan perputaran, absensi dan kegiatan serikat karyawan cenderung meningkat. Untuk mempelajari pemenuhan ini, tim audit memperoleh data dari karyawan. Tim mengumpulkan informasi tentang gaji, “benefits”, praktek-praktek pengendalian, bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan tentang prestasi kerja mereka.