FUNGSI PENGORGANISASIAN

FUNGSI PENGORGANISASIAN I

1.        PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian yaitu:

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2. Hubungan-hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan para karyawan.

3. Cara dalam mana para manejer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

2.            STRUKTUR ORGANISASI

            Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Ada pun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

 1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan.

 2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang- barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi.

 3. Anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi..

 4. Ukuran organisasi.

3.        Pembagian Kerja

Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

4.        BADAN ORGANISASI

Organisasi formal

Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal, yaitu:

1. Kesatuan tugas khusus (task forces)

2. Panitia : - Tetap (standing committess) disebut juga panitia struktural

  - Tidak tetap (ad hoc)

3. Dewan (boards) dan komisi

ORGANISASI INFORMAL 

5.        DEPARTEMENTALISASI

Departementalisasi, yaitu merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis yang saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Beberapa bentuk departemenlisasi sbb :

1.         Fungsi

2.         Produk atau jasa

3.         Wilayah

4.         Langganan

5.         Proses atau peralatan

6.         Waktu

7.         Pelayanan

8.         Alpa- numeral

9.         Proyek dan matriks

5.1. DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer komputer, dan sebagainya.

Kebaikan pendekatan fungsional. Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

Kelemahan struktur fungsional. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

5.2. DEPARTEMENTALISASI DIVISIONAL

Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu komplek dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi .

 Struktur Organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja. 

Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. 

Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi.

FUNGSI PENGORGANISASIAN

1.            KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen- departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya, yang dikenal sebagai “ rentang manajemen ” atau “ rentang kendali ”. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau pimpinan. Rentang manajemen juga dapat berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan  Laporan kepada seorang manajer tertentu. Hubungan rentang manajemen dengan koordinasi adalah semakin besar jumlah rentangan, semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen Pada dasarnya adalah:

1. Kesamaan fungsi-fungsi

2. Kedekatan geografis

3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan

4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan

5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer

6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas56

(Manajemen Umum – STMIK Dumai Edie S.Makmoer hal 52-54)

2.                Wewenang  dan jenis wewenang

Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau perintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Kewenangan atau autority pada dasarnya merupakan bentuk lain dari kekuasaan yang sering kali dipergunakan dalam sebuah organisasi. Kewenangan merupakan kekuasaan formal atau terlegitimasi.

Beberapa jenis kewenangan dalam organisasi:

•    Kewenangan lini adalah mereka yang dalam organisasi bertanggung jawab terhadap berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

•    Kewenangan staf adalah mereka yang di tunjuk oleh organisasi untuk membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi byang memiliki kewenangan lini. Oleh karena itu, mereka yang memiliki kewenangan staf adalah mereka yang membantu organisasi dalam pencapaian tujuannya, hanya saja dengan cara tidak langsung.

•    Kewenangan Fungsional adalah mereka yang berada dalam bagian tertentu di organisasi, memiliki kewenangan lini maupun staf, namun juga dikarenakan karena tugasnya diberi kewenangan untuk melakukan kontrol atau koordinasi dengan bagian lainnya.

 (Pengantar Manajemen edisi pertama, Ernie Tisnawati Sule , Kurniawan Saefullah, hal 175-177)

3.        Delegasi

Delegasi dapat didefeniskan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses dimana para manager mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.  (Pengantar Manajemen edisi pertama, Ernie Tisnawati Sule , Kurniawan Saefullah, hal 180)

4.        Sentralisasi dan disentralisasi

Sentralisasi merujuk kepada cara pengorganisasian di mana keseluruhan tugas, tanggung jawab, dan perintah dipusatkan dari hierarki yang paling tinggi untuk kemudian hierarki yang di bawahnya menerjemahkan dalam bentuk tindak lanjut dari apa yang telah diputuskan dari hierarki yang tertinggi. Dengan kata lain, sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada hierarki atas dari suatu organisasi. Desentralisasi merujuk kepada konsep pengorganisasian yang memandang bahwa apa yang terjadi di lapangan atau dalam kenyataan sering kali tidak sesuai dengan apa yang dipahami oleh hierarki tertinggi dari sebuah organisasi, oleh karena itu erlu ada pembagian porsi dalam hal pengambilan keputusan dan kebijakan yang menyangkut dengan cara bagaimana organisasi dijalankan. Desentralisasi memandang bahwa dikarenakan hierarki yang ada di bawah adalah mereka yang akan berhadaan langsung dengan kenyataan, maka hierarki yang ada di bawah tersebut perlu diberi lebih kekuasaan untuk bisa memutuskan cara yang terbaik dalam melakukan pekerjaan, dan tak harus diputuskan dari hierarki yang lebih tinggi darinya.

(Pengantar Manajemen edisi pertama, Ernie Tisnawati Sule , Kurniawan Saefullah, hal 185)