FUNGSI PERENCANAAN

FUNGSI ERENCANAAN I

1. Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya ,perbedaan pelaksanan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih penting dibanding fungsi-fungsi manajemen lainya.
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilasanakan pada saat rencana dibuat.
2. Sifat dan tujuan perencanaan
• Perencanaan sebagai pengarah, perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi
• Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian, ada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan.
• Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya. Jika perencanaan dilakukan dengan baik, aka jumlah sumber daya yang diperlukan dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan djalankan.
• Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan kualitas.

3. PROSES PERENCANAAN
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan .
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini .
Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan .
Tahap 4 : Mengembangkan rencana serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.


4. Hubungan Perencanaan dengan fungsi Manajemen Lainnya
Dalam banyak hal perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan “meresap“ ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi.
Pengorganisasian dan penyusunan personalia
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana mengunakan sumberdaya-sumberdaya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia .
Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor kekuatan, sumber daya, dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Funsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi manejer hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah disusun realistic atau tidak, bila rencana tidak realistic atau praktek manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan.


FUNGSI PERENCANAAN

1. TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA
Ada dua tipe utama rencana :
(1) Rencana-rencana strategik (Strategik Plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan orgnisasi yang lebih luas
(2) Rencana-rencana Operasional (Operational Plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai. Ada 2 (dua) type perencanaan operasional:
• Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama diwaktu mendatang. Di kembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
• Rencana Tetap Merupakan pendekatan standar untuk penaganan situasi –situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.

2. Perencanaan Strategis
Perencanaan Strategik (Strategik Planing) adalah Proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut. Ada 3 (tiga) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategik
• Perencaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus di ambil.
• Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.
• Perencanaan strategic sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manager dan organisasi






3. HAMBATAN – HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manejer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif. Alasan mengapa banyak manejer ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/satuan kerja mereka, yaitu :
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi.
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan.
3. Ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi yang tidak berulang
5. Biaya
6. Takut gagal
7. Kurang percaya diri
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan – tujuan alternatif.
4. KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup :
1) kegunaan
2) ketepatan dan obyektifitas
3) ruang lingkup
4) efektifitas biaya
5) akuntabilitas
6) ketepatan waktu.