FUNGSI PENGAWASAN

FUNGSI PENGAWASAN I

1. Pengertian Pengawasan

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan.

2. PENTINGNYA PENGAWASAN

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dasar manajer. Fungsi ini berguna untuk memastikan bahwa aktivitas yang sedang berjalan sesuai dengan tujuan, rencana dan standard organisasi. Proses pengawasan terdiri dari lima langkah yaitu penetapan standard pelaksanaan. 2. penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan. 3. pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata. 4. pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; 5. pengambilan tindakan koreksi bila perlu. Perubahan dalam lingkungan organisasi, semakin rumitnya kegiatan-kegiatan organisasi dan kenyataan bahwa para anggotanya melakukan penyimpangan-penyimpangan, merupakan faktor-faktor yang membuat pengawasan itu semakin penting.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

3. Tipe- tipe proses Pengawasan

Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302)mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan:

1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls) Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2. Pengawasan Concurrent (concurrent control) Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls) Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

4. Perancangan Sistem  dan Proses Pengawasan

Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1) Merumuskan hasil yang di inginkan Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2) Menetapkan penunjuk hasil.Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan: Pengukuran input, Hasil pada tahap awal, Gejala yang dihadapi, Kondisi perubahan yang diasumsikan.

3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik.Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

BAB 15

FUNGSI PENGAWASAN II

1. Bidang-bidang Pengawasan Strategik

• Transaksi Keuangan

o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)  merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.

o Manajemen Kas (Cash Management)

o Pengelolaan Biaya (Cost Control)

• Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

• Operasi-operasi Produktif

2. Karekteristik Pengawasan yang Efektif

1.       Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.

2.       Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.

3.       Obyektif dan menyuluruh, dalam arti mudah dipahami.

4.       Terpusat dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.

5.       Realistik secara ekonomi, dimana biaya sistem pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.

6.       Realistik secara organisasi, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi.

7.       Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannyal.

8.       Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistem baru bila terjadi perubahan kondisi.

9.       Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukkan deviasis standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil.

10.   Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan prestasi.

3. Teknik-Teknik Pengawasan dan Teknologi Informasi

1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception) adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan..

2) Management Information System (MIS)  yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

v  Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :

• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan

• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system

• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

• Adanya pengujian pendahuluan

• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

v  Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :

• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

• Tepat waktu dalam pemakainya

• Menekan biaya secara efektif

• System yang digunakan harus tepat dan akurat

• Dapat diterima oleh yang bersangkutan

4. Pengawasan menyeluruh terhadap masa depan organisasi melalui pengawasan pencegahan

 Memastikan  pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewnang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel, dapt merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dapat dimengerti dan dapat menjamin diadkannya tidnakan korektif.